Dienstreisekosten: So kannst du mit Reisekosten bei der Steuer sparen
Ob mit dem Auto zum Kunden, mit dem Zug zu einer Konferenz oder mit dem Flugzeug zum Projektmeeting – Dienstreisen gehören für viele zum Arbeitsalltag. Hier erfährst du, wie du die entstehenden Kosten clever beim Finanzamt geltend machen und so bares Geld sparen kannst.
Ob Außendienst, Schulung, Kundentermin oder Messebesuch – Dienstreisen gehören für viele Menschen zum Alltag. Dabei entstehen oft Kosten, die sich im Laufe des Jahres ganz schön summieren. Im Umgang mit diesen Kosten hast du zwei Möglichkeiten: Du kannst dir deine Reisekosten entweder vom Arbeitgeber oder der Arbeitgeberin erstatten lassen oder du setzt sie selbst als Werbungskosten von der Steuer ab. Zu den klassischen, absetzbaren Reisekosten zählen zum Beispiel Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten sowie Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen.
In diesem Artikel schauen wir uns gemeinsam an, was Dienstreisekosten eigentlich sind, welche rechtlichen Grundlagen dabei eine Rolle spielen und wann du sie absetzen darfst. Wir zeigen dir, welche konkreten Ausgaben Dienstreisekosten sind, wie du mit Pauschalen und Belegen Steuern sparen kannst und worauf Leiharbeitnehmer besonders achten müssen. Außerdem erfährst du, wie du deine Reisekosten bei deiner Steuererklärung in der Anlage N korrekt angibst und dir so bares Geld zurückholen kannst!
Grundlagen: Was sind Dienstreisekosten?
Dienstreisekosten sind alle Aufwendungen, die entstehen, wenn du beruflich unterwegs bist — also außerhalb deiner ersten Tätigkeitsstätte, deinem „Hauptbüro“ sozusagen. Solche Kosten können zum Beispiel die Fahrt zur Filiale, zu Kunden, zu einem Seminar oder zu einer Messe sein. Wenn dir deine Chefin oder dein Chef die Ausgaben nicht erstattet, kannst du die entstandenen Kosten selbst als Werbungskosten von der Steuer absetzen.
Reisekosten sind grundsätzlich dann steuerlich abzugsfähig, wenn sie durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstehen. Eine solche liegt vor, wenn du vorübergehend außerhalb deiner Wohnung und deiner ersten Tätigkeitsstätte im Auftrag deines Arbeitgebers beruflich tätig wirst. In der Regel ist der Hauptarbeitsplatz im Betrieb die erste Tätigkeitsstätte.
Zu den typischen Anlässen für eine Auswärtstätigkeit zählen zum Beispiel Kundentermine, Fahrten zu anderen Niederlassungen oder Lieferanten, aber auch Fortbildungen, Messen und geschäftliche Besorgungen wie das Abholen von Büromaterial oder der Versand von Geschäftspost.
Grundlage für die steuerliche Absetzbarkeit ist § 4 Abs. 5 Nr. 6 EStG (Einkommenssteuergesetz), der bestimmte Betriebsausgaben von der steuerlichen Abzugsfähigkeit ausschließt, sowie §9 EStG, der regelt, welche Werbungskosten Arbeitnehmer geltend machen können – darunter auch Reisekosten.
Übrigens: Eine Dienstreise beginnt erst, wenn du dein „Stammbüro“ verlässt, nicht schon, wenn du morgens ins Auto steigst, um zur Arbeit zu fahren.
Wann sind Dienstreisekosten absetzbar?
Damit das Finanzamt deine Reisekosten anerkennt, müssen drei Bedingungen erfüllt sein:
Beruflicher Anlass: Die Reise darf keinen privaten Charakter haben.
Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte: Kein Pendeln zum festen Arbeitsplatz.
Nachweisbarkeit: Belege, Fahrtenbücher oder Arbeitgeberbescheinigungen sind dein bester Freund!
Beispiel: Besuchst du einen Kunden in einer anderen Stadt, kannst du die Fahrtkosten, die Verpflegungspauschale und die Übernachtungskosten absetzen.
Welche Reisekosten kannst du absetzen?
Jetzt wird’s spannend: Du kannst eine ganze Palette an Kosten steuerlich geltend machen:
Fahrtkosten Egal, ob du mit dem eigenen Wagen, der Bahn oder dem Flugzeug reist — die Kosten zählen! Nutzt du dein eigenes Auto, kannst du entweder die Kilometerpauschale (0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer) ansetzen oder die tatsächlichen Kosten abrechnen.
Verpflegungsmehraufwand Bei längeren Dienstreisen bekommst du eine Pauschale für Mahlzeiten: 14 Euro für mehr als 8 Stunden Abwesenheit und 28 Euro für volle Tage. Stell dir vor: Ein Tagestrip von 7 Uhr bis 19 Uhr bringt dir schon die kleine Pauschale ein!
Übernachtungskosten Hotels, Pensionen oder Airbnb: Die tatsächlichen Übernachtungskosten kannst du voll ansetzen. Betriebskosten wie Frühstück oder Servicepauschalen müssen manchmal gesondert ausgewiesen werden, um vom Finanzamt anerkannt zu werden. Achtung: Extras wie Minibar oder Pay-TV zahlt das Finanzamt nicht.
Reisenebenkosten Dazu gehören Parkgebühren, Gepäckaufbewahrung, Mautgebühren, Taxifahrten oder Visa-Gebühren. Auch hier heißt es: Belege aufbewahren!
So kannst du bei Reisekosten Steuern sparen
Pauschalen clever nutzen: Oft ist es einfacher, Pauschalen anzusetzen, als jeden Cent einzeln zu belegen. Gerade bei Verpflegung und zurückgelegten Kilometern lohnt sich das oft.
Belege sammeln: Eine kleine Mappe oder ein digitaler Ordner auf dem Handy können Wunder wirken. Hier kannst du Originalbelege oder Fotos oder Scans speichern. Ohne Nachweise riskierst du, dass das Finanzamt deine Angaben streicht.
Anlage N nutzen: In deiner Einkommensteuererklärung trägst du die Kosten in der Anlage N ein. Tipp: Nutze Steuer-Apps, die dich dabei Schritt für Schritt durch die Formularflut führen.
Sonderfall Leiharbeitnehmer: Besonderheiten bei Dienstreisekosten
Leiharbeitnehmer, also Arbeitnehmer, die von einer Zeitarbeitsfirma an andere Unternehmen „ausgeliehen“ werden, sind in einer besonderen Lage. Ihr Einsatzort ist in der Regel keine erste Tätigkeitsstätte, solange sie nicht dauerhaft zugewiesen sind. Das heißt:
Fahrtkosten: Volle Entfernungskilometer oder tatsächliche Kosten sind absetzbar.
Verpflegungsmehraufwand: Kann bis zu 3 Monate für denselben Einsatzort geltend gemacht werden.
Beispiel: Wirst du für drei Monate in eine andere Stadt geschickt, kannst du Fahrt- und Verpflegungskosten für diese Zeit absetzen — danach nicht mehr.
Ein hilfreiches Beispiel zur steuerlichen Behandlung von Leiharbeit bietet das Urteil des Bundesfinanzhofs vom 10.04.2014 (Az. VI R 36/13). Es besagt, dass ein Leiharbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte hat, wenn er von seinem Arbeitgeber nicht dauerhaft einem bestimmten Einsatzort zugewiesen ist. Dadurch können Fahrtkosten und Verpflegungsmehraufwand steuerlich besser berücksichtigt werden. Eine Zusammenfassung des Urteils findest du auf der offiziellen Website des Bundesfinanzhofs oder auf Steuerportalen.
Praxistipps: Häufige Fehler vermeiden
Damit mit deiner Rückerstattung alles reibungslos klappt, solltest du folgende Fehler vermeiden:
Pauschalen nutzen: Nutze Pauschalen, falls sie höher ausfallen als deine tatsächlich angefallenen Kosten. Gerade bei Verpflegungsmehraufwand und Fahrtkosten kann das einfacher und zugleich finanziell lukrativer sein.
Zeitnahe Dokumentation: Trag Reisezeiten, Abfahrts- und Ankunftsorte sowie Belege direkt ein beziehungsweise speichere sie digital – idealerweise noch während der Reise oder direkt danach. So verhinderst du, dass wichtige Details verloren gehen oder Belege verschwinden.
Unterschied zwischen Dienstreise und Fahrt zur Arbeit kennen: Nur wer den Unterschied kennt, kann korrekt absetzen. Während die tägliche Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte nur mit der Entfernungspauschale berücksichtigt wird, gelten für Dienstreisen andere Regeln und höhere Sätze.
Keine privaten Umwege einbauen: Wer während der Dienstreise private Abstecher macht – etwa einen Schlenker zur Verwandtschaft oder einen Stopp im Freibad – riskiert die steuerliche Absetzbarkeit der Kosten. Halte deine Reiseroute darum klar beruflich und dokumentiere sie entsprechend.
Rückfragen vermeiden: Prüfe deine Angaben sorgfältig und sei auf Nachfrage des Finanzamts vorbereitet – idealerweise mit gut sortierten Unterlagen und einem schlüssigen Reisetagebuch. Das erspart dir unnötigen Ärger bei der Bearbeitung deiner Steuererklärung.
Fristen im Blick behalten: Reiche deine Steuererklärung rechtzeitig ein, um Verspätungszuschläge zu vermeiden. Für viele lohnt sich zudem eine freiwillige Abgabe auch rückwirkend – du kannst bis zu vier Jahre rückwirkend Reisekosten geltend machen.
Hilfsmittel nutzen: Nutze digitale Tools wie Fahrtenbücher, Belegscanner oder Steuer-Apps. Sie helfen dir dabei, den Überblick zu behalten und erleichtern dir die spätere Aufbereitung für das Finanzamt.
Fazit: Dienstreisekosten clever nutzen und Steuern sparen
Dienstreisen können teuer sein — aber das Finanzamt hilft dir dabei, selbst kleinere Beträge über das Jahr gesammelt steuerlich geltend zu machen und einen Teil der Kosten zurückzubekommen. Wer Belege sammelt, Pauschalen klug einsetzt und die Regeln kennt, hat gute Chancen, bei der nächsten Steuererklärung eine angenehme Überraschung zu erleben. Pack also deine Dienstreisen nicht nur ins Navi, sondern auch in deine Steuerunterlagen — es lohnt sich!
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